La copie numérique fiable avec votre multifonction

Petite cause, grands effets : le nouveau cadre légal qui définit et encadre la fiabilité d’une copie numérique, va modifier en profondeur la manière d’archiver au sein des entreprises. Et la façon la plus simple de se conformer à ces dispositions légales consiste à se tourner vers une solution tout-en-un, capable de respecter les dispositions réglementaires dès le scan d’un document, jusqu’à son stockage dans un coffre-fort numérique.

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Le MFP = Sécurité

Jamais plus qu’aujourd’hui le copieur multifonction n’aura été un élément clé de la sécurité de l’entreprise. Face à la nécessité de sécuriser l’ensemble de la chaîne documentaire, le système d’impression s’est déjà adapté à la demande du marché en permettant notamment de :

  • Protéger l’impression des documents confidentiels, notamment grâce à l’authentification des utilisateurs ;
  • Contrôler l’accès des utilisateurs pour éviter toute perte et vol d’informations ;
  • Eviter la falsification des documents numériques en ajoutant une signature numérique ;
  • Chiffrer les fichiers numérisés au format PDF avant de les envoyer à un destinataire sur le réseau…

 

Bâtir la valeur probatoire du document numérique dès la numérisation à partir du système d’impression multifonction

Parmi ses nouvelles attributions, le multifonction doit donc répondre point par point aux exigences requises pour définir le contexte de numérisation et garantir l’intégrité de la copie numérique fiable.

Depuis l’écran tactile du multifonction, préalablement calibré*, l’utilisateur doit s’authentifier, avant de procéder à l’identification de la catégorie et du type de document. La numérisation se fait au format PDF/A3 (ISO 19005-3) et le contrôle d’intégrité a lieu directement depuis le multifonction.

Le multifonction joue donc un rôle central pour assurer la fiabilité des copies numériques. De nouvelles offres commencent à apparaître sur le marché pour faciliter la gestion « zéro papier » des archives. Certaines s’appuient sur l’intégration de plusieurs solutions de prestataires différents afin de mener à bien l’ensemble de la chaîne.

 

Source : konicaminolta.fr

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